Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n tietosuojaselosteet

Katso ajantasainen seloste tältä sivulta: Ajanvaraus- ja asiakashallintajärjestelmän rekisteri- ja tietosuojaseloste – Itä-Suomen liikuntaopisto

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen käsittelyä verkkosivulla https://www.islo.fi , Itä-Suomen Liikuntaopiston sosiaalisen median kanavissa ja viestintä- ja markkinointimateriaaleissa. Verkkosivustomme voi sisältää linkkejä myös muille kolmansien osapuolien verkkosivustoille, jotka eivät ole meidän hallinnassamme. Kun seuraat linkkiä ja annat tietoja kolmannen osapuolen verkkosivustolle, ota huomioon, että emme ole vastuussa kyseisille sivuille toimitetuista tiedoista. Tällöin suositellaan näiden sivustojen tietosuojakäytänteisiin tutustumista.

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Päivitetty viimeksi 2.12.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy

Y-tunnus: 0167924-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Toimisto: 050 408 4792

toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Pennanen

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

050 452 2659

petri.pennanen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

• Itä-Suomen Liikuntaopiston verkkosivulla ja sosiaalisen median kanavissa tapahtuvien yhteydenottojen käsittely
• Itä-Suomen Liikuntaopiston verkkosivujen kävijäseuranta ja -analytiikka
• Itä-Suomen Liikuntaopiston viestintä- ja markkinointimateriaalin tuottaminen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on viestintä- ja markkinointimateriaalin osalta henkilön suostumus.

Verkkosivuston yhteydenottojen ja välttämättömien evästeiden toimintojen osalta tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailija-analytiikan keruuta varten. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

4. Rekisterin tietosisältö

Itä-Suomen Liikuntaopiston verkkosivujen palautelomakkeiden, sosiaalisen median kanavien ja muiden mahdollisten asiakirjojen tietosisällöt määräytyvät asiakkaan itse täyttämien tietojen pohjalta.

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: henkilön nimi, sähköpostiosoite tai muu yhteystieto sekä vapaamuotoinen tekstisisältö. Lisäksi tallennettava tieto voi olla kuva, ääni tai video, josta henkilön voi tunnistaa.

Verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden kautta saapuva tieto tallentuu Itä-Suomen Liikuntaopiston ja markkinointitoimisto Tovari Oy:n hallinnoimalle WordPress-tilille. Sosiaalisen median kautta saadut yhteydenotot tallentuvat kyseisten kanavien omille palvelimille Euroopan alueella.

Verkkosivuston vierailija-analytiikkaa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavien tietojen keräämiseen:

• Kävijämäärät ja sivulataukset: Kuinka monta kävijää sivustolla on ja mitkä sivut ovat suosituimpia.
• Liikenteen lähteet: Mistä kävijät saapuvat sivustolle (esim. hakukoneet, suorat vierailut, sosiaalinen media).
• Kävijöiden käyttäytyminen: Kuinka kauan kävijät viettävät sivustolla, mitkä ovat poistumissivut ja millä sivuilla kävijät ovat vuorovaikutuksessa eniten.
• Demografiset tiedot: Kävijöiden maantieteellinen sijainti, ikä, sukupuoli ja muut demografiset tiedot, jos ne ovat käytettävissä.
• Mitään kerättäviä analytiikkatietoja ei voida yhdistää muihin henkilötietoihin.

5. Rekisterin tietolähteet ja tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin tallennettavat tiedot hankitaan verkkosivujen käyttäjien suostumuksella esimerkiksi www-yhteydenottolomakkeista, kyselyistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median kautta, asiakastapaamisista, Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutuksista ja tapahtumista, hieronta-, personal trainer- tai fysioterapiakäynnin ajanvarauksen tai käynnin yhteydessä sekä muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Sensitiivisten tietojen jakamista verkkosivun palaute- ja yhteydenottolomakkeilla tai sosiaalisen median kanavissa ei suositella.

6. Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät

Käytämme verkkosivujemme ylläpitoon avoimen lähdekoodin WordPress-sisällönhallintaohjelmistoa. Tietoja säilytetään WordPressin omilla palvelimilla Euroopan alueella, eikä yksilökohtaisia tietoja toimiteta ulkopuolisille. WordPressin tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti täällä: https://fi.wordpress.org/about/privacy/.

Käytämme verkkosivuilla esiintyviin kysely- ja palautelomakkeisiin suomalaista Webropol kysely- ja raportointisovellusta. Tietoja säilytetään Webropolin omilla palvelimilla Suomessa, eikä yksilökohtaisia tietoja toimiteta ulkopuolisille. Webropolin tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti täällä: https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/

Käytämme viestintä- ja markkinointimateriaalin tallentamiseen ja jakamiseen M365 -pilvipalveluja. Microsoft M365 -pilvipalvelujen ‑tietosuojaselosteet löytyvät kattavasti täältä https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement/

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle M365-pilvipalvelussa ja tällöin osapuolet ovat sitoutuneet EU komission hyväksymien vakiolausekkeiden (SCC) noudattamiseen sopimusjärjestelyssä.

Käsittelyssä ei myöskään toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköisessä muodossa olevat rekisteritiedot on suojattu palomuurein ja salasanoin. Niitä säilytetään Internet-palvelimilla sekä niiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjät huolehtivat siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kuvissa ja videoissa esiintyvien opiskelijoiden osalta kuvia ja videoita käytetään ja säilytetään enintään viisi vuotta ja henkilön pyytäessä käyttö ja säilytys lopetetaan aiemmin.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikutta millä perusteella henkilötietoja käsitellään.  Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta..

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Webropol -kysely- ja raportointisovelluksessa.

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Päivitetty viimeksi 2.12.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy

Y-tunnus: 0167924-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Toimisto: 050 408 4792

toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Pennanen

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

050 452 2659

petri.pennanen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kyselyiden, ilmoittautumisien ja palautteiden kerääminen ja käsittely sekä tietojen kerääminen vapaan sivistystyön tilastointia varten. Kyselyissä voidaan toteuttaa arvontoja tai yhteydenottoa varten kyselyyn vastaaja voi jättää yhteystietonsa, jolloin yhteystietoja kerätään vastaajan suostumuksella.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön oikeutettu etu tai vapaan sivistystyön tilastoinnissa lakisääteinen velvoite (laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998).

4. Rekisterin tietosisältö

Itä-Suomen Liikuntaopiston kyselyjen, ilmoittautumisien ja palautteiden tietosisällöt määräytyvät asiakkaan itse täyttämien tietojen pohjalta. Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ikä, sukupuoli, äidinkieli, koulutusaste, pääasiallinen toiminta/työllisyystilanne, kotikunta, osoite tai vapaamuotoinen tekstisisältö, jossa mm. kartoitetaan ruokatarjoiluun liittyviä asioita. Sensitiivisten tietojen jakamista kysely-, ilmoittautumis- ja palautelomakkeiden muun muassa vapaamuotoisessa tekstisisällössä ei suositella.

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n henkilökunnasta:

sukunimi, etunimi ja työsähköposti.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kyselyyn, ilmoittautumiseen tai palautteeseen vastaavan käyttäjän suostumuksella. Tietoja säilytetään kysely- ja raportointisovelluksen omilla palvelimilla Suomessa, eikä yksilökohtaisia tietoja toimiteta ulkopuolisille. Webropolin tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti täällä: https://webropol.fi/tietosuojaseloste/

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai muille tahoille.

7. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kun tiedot poistetaan käyttäjän osalta järjestelmästä, säilyvät tiedot järjestelmän varmuuskopiossa 1 kuukauden ajan.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.uojaselosteen alusta.

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Itä-Suomen Liikuntaopiston varausjärjestelmässä.

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Päivitetty viimeksi 27.8.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy

Y-tunnus: 0167924-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Toimisto: 050 408 4792

toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Pennanen

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

050 452 2659

petri.pennanen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän tilojen, resurssien ja välineiden varaustoimintojen suorittaminen.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja/tai lakisääteinen velvoite.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan mm. seuraavia tietoja tilojen, resurssien ja välineiden varauksissa:

– Sukunimi, etunimi, henkilötunnus, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, organisaation nimi ja yhteyshenkilön nimi.

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n henkilökunnasta:

sukunimi, etunimi ja työsähköposti.

Itä-Suomen Liikuntaopiston tiloissa, joissa tapahtuu kameravalvontaa, on tiedotettu valvonnasta erillisillä kylteillä.

• Itä-Suomen Liikuntaopiston tiloissa käytetystä kameravalvonnasta on tietosuojakäytänteet kuvattu kattavasti ISLO:n verkkosivuilla: https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/
• Varausjärjestelmän tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti seuraavilla verkkosivuilla:

• Taloushallintojärjestelmän tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti ISLO:n verkkosivuilla: https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/
• Microsoft M365 pilvipalveluja käytetään varausten viestinnässä ja varausvahvistusten toimittamisessa. Microsoft palvelujen ‑tietosuojaselosteet löytyvät kattavasti täältä https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement/

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Itä-Suomen Liikuntaopiston toiminnassa rekisteröidyltä itseltään puhelinkeskustelusta, sähköpostista sekä muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Saatuja henkilö- ja yhteystietoja ei luovuteta muille osapuolille.

7. Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavien sähköisten tietojärjestelmien avulla:

– ASIO -tilavaraus

– M365 Outlook

8. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.oja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Itä-Suomen Liikuntaopiston osaamismerkkijärjestelmässä.

Tietosuojaseloste kuvaa Itä-Suomen Liikuntaopiston digitaalisten osaamismerkkien käsittelyä. Digitaalinen osaamismerkki myönnetään tietojärjestelmässä Open Badge Factory, jota käyttävät Itä-Suomen Liikuntaopiston digitaalisia osaamismerkkejä myöntävät opettajat, kouluttajat ja asiantuntijat.

Halutessaan merkin saajalla on mahdollista luoda tunnukset merkin saajan Open Badge Passport -järjestelmään. Open Badge Passport -osaamismerkkijärjestelmä on merkkien saajan järjestelmä, jossa käyttäjä voi mm. säilyttää ja jakaa merkkejä sekä lisätä suositteluja osaamismerkkeihin. Open Badge Passport -järjestelmän rekisterinpitäjä on Open Badge Factory Oy ja Open Badge Passport -osaamismerkkijärjestelmän tietosuojaseloste löytyy https://openbadgepassport.com/privacy-fi/

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Päivitetty viimeksi 12.11.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy

Y-tunnus: 0167924-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Toimisto: 050 408 4792

toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Pennanen

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

050 452 2659

petri.pennanen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on digitaalisten osaamismerkkien myöntäminen ja käsittely osaamismerkkijärjestelmässä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on oikeutettu etu, jotta digitaalinen osaamismerkki voidaan myöntää osaamisen todentamiseksi.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n digitaalisten osaamismerkkien myöntäjistä ja suunnittelijoista: sukunimi, etunimi, työsähköposti ja käyttäjätunnus.

Rekisterissä käsitellään merkin saajien henkilötietoja ja käsiteltävä tieto voi olla sähköpostiosoite, etunimi ja sukunimi.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Itä-Suomen Liikuntaopiston toiminnassa rekisteröidyltä itseltään koulutuksen yhteydessä, puhelinkeskustelusta, sähköpostista sekä muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai muille tahoille.

7. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista, merkin saajan tietojen poistaminen tehdään kuitenkin viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua merkin myöntämisestä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta..

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Itä-Suomen Liikuntaopiston kameravalvonnan kautta.

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Päivitetty viimeksi 28.8.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy

Y-tunnus: 0167924-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Toimisto: 050 408 4792

toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Pennanen

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

050 452 2659

petri.pennanen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän kameravalvonnan rekisterin ylläpitäminen. Tallentavasta kameravalvonnasta muodostuu henkilörekisteri.

Kameravalvonnan tarkoituksena on varmistaa asiakkaiden ja työntekijöiden turvallisuus, suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä vahinkoja sekä ilkivaltaa ja rikoksia, auttaa selvittämään turvallisuutta ja omaisuutta vaarantaneita tilanteita

Tietojen käsittelyn oikeusperuste

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja/tai lakisääteinen velvoite.
• Kameravalvonnasta saatuja tietoja käytetään tarvittaessa oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi. Rekisteriä ylläpidetään lakisääteisten velvoitteiden perusteella:
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Työturvallisuuslaki (738/2002)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallentuu valvontakameroiden kuvamateriaalia (ilman ääntä) kameratilojen alueella liikkuvista henkilöistä aikamerkintöineen.

Tallennettu kuva on henkilötietoa silloin, kun henkilö on tunnistettavissa asiakkuuden, palvelusuhteen tms. Perusteella. Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä ja tallenteiden myöhempään tarkasteluun on oltava peruste (yleensä viranomaisperuste). Itä-Suomen Liikuntaopiston tiloissa, joissa tapahtuu kameravalvontaa, on tiedotettu valvonnasta erillisillä kylteillä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto valvonta-alueilla

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa esim. poliisille, kun kysymyksessä on rikostutkinta tai sen epäily. Tietojen luovuttamistilanteessa käytetään turvallista tiedonluovutustapaa.

Kameratallenteita ei luovuteta missään tilanteessa rekisteröidyille itselleen. Kameravalvonnan rekisterillä ei ole yhteyksiä muihin rekistereihin.

7. Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavien sähköisten tietojärjestelmien avulla:

– Kameravalvontajärjestelmä

Manuaalinen aineisto

– Tarvittaessa viranomaisille (esim. poliisi) luovutettava aineisto

8. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Kameravalvonnan tallenteiden (digitaalisessa muodossa) katseluoikeus on vain kameravalvontajärjestelmän pääkäyttäjillä ja johdolla. Kameratallenteiden katselutilanteissa paikalla on kaksi henkilöä ja katselusta kirjataan ylös päivämäärä, kellonaika, syy katseluun ja mahdollisesti mitä todettiin kameratallenteista. Kameratallenteiden katselijoilla on ehdoton vaitiolovelvollisuus.

Kameratallenteita saa katsoa vain turvallisuuteen, järjestyksenpitoon ja omaisuuteen liittyvien tilanteiden, vahinkojen ja haitanteon ennaltaehkäisemiseksi sekä selvittämiseksi. Rikosepäilyissä on tehtävä poliisille rikosilmoitus. Valvontakamerat ja tallennusjärjestelmä on eriytetty omaan verkkoon ja suojattu salasanoilla. Tallennusjärjestelmä on lukitussa tilassa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja (kameravalvonnan tallenteet) säilytetään tallennusjärjestelmässä noin 2 viikon ajan.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
  • on oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia tietoja on tallennettu
  • sinun tulee esittää riittävän tarkka ja yksilöity tarkastuspyyntö (tarkka tieto kuvauspaikasta ja -ajankohdasta sekä valokuva itsestäsi) kirjallisesti ja allekirjoitettuna
• pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista
  • kameravalvonnan rekisterin materiaali ei sisällä virheellistä henkilötietoa ja tämän takia korjausoikeutta ei ole
  • kameravalvonnan tietoja ei poisteta tallenteiden säilytysaikana
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen. Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Itä-Suomen Liikuntaopiston ISLO Hostelissa.

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Päivitetty viimeksi 17.9.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy

Y-tunnus: 0167924-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Toimisto: 050 408 4792

toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Pennanen

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

050 452 2659

petri.pennanen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän matkustajatietojen käsittely ja matkustajarekisterin ylläpitäminen.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus majoitustoiminnan järjestämisestä tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja/tai lakisääteinen velvoite.
• Henkilötietoja käsitellään majoitus- ja ravitsemustoiminnasta henkilötietojen käsittelyä ohjaavan lain majoitus- ja ravitsemustoiminnasta (308/2006).

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan mm. seuraavia tietoja majoittujista:

– Sukunimi, etunimi, henkilötunnus tai syntymäaika, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, erityisruokavalio, kansalaisuus, maa, josta Suomeen saavutaan (jos matkustajan asuinpaikka ei ole Suomi), matkustusasiakirjan numero (ei tarvita pohjoismaan kansalaiselta eikä Suomessa asuvalta), matkan tarkoitus

– Matkustajan mukana olevan puolison nimi, alaikäisten lasten nimet, henkilötunnukset tai syntymäajat

– Organisaation nimi, organisaation laskutusosoite ja organisaation yhteyshenkilön nimi

– Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus

• Varausjärjestelmän tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti seuraavilla verkkosivuilla:

https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/ ja https://asio.fi/pdf/gdpr.pdf

Mikäli asiakas ottaa käyttöön mobiiliavainkortin, kirjataan avainkorttisovellukseen sukunimi, etunimi ja sähköpostiosoite.

• Lukitusjärjestelmän ja avainkorttisovelluksen tietosuojakäytänteet ovat kuvattu seuraavilla verkkosivuilla: https://www.vingcard.com/en/privacy-center/privacy-notice

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n henkilökunnasta:

sukunimi, etunimi ja työsähköposti.

Itä-Suomen Liikuntaopiston ISLO Hostelin tiloissa, joissa tapahtuu kameravalvontaa, on tiedotettu valvonnasta erillisillä kylteillä.

• Itä-Suomen Liikuntaopiston tiloissa käytetystä kameravalvonnasta on oma rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on kuvattu kattavasti ISLO:n verkkosivuilla: https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/.

Matkustaja voi varata majoituksen myös Booking.com -varaussivuston kautta, jolloin matkustajan sukunimi, etunimi, luottokortin numero ja puhelinnumero saadaan varaussivustolta. Booking.com -varausjärjestelmän rekisterinpitäjänä toimii Booking.com B.V ja tietojen käsittelijänä Itä-Suomen Liikuntaopisto. Tietosuojaseloste löytyy seuraavilta verkkosivuilta: Booking.com: Yksityisyys- ja evästeseloste.

Majoituksen laskutus toteutetaan taloushallintojärjestelmän avulla. Taloushallintojärjestelmän tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti ISLO:n verkkosivuilla: https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/

Itä-Suomen Liikuntaopiston kysely- ja raportointisovelluksessa Webropolissa toteutetaan majoitukseen liittyviä ilmoittautumisia ja kyselyjä. Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n Webropol-järjestelmän rekisteri- ja tietosuojaseloste löytyy verkkosivuilta https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/  

Microsoft M365 pilvipalveluja käytetään varausten ja varausvahvistusten toimittamisessa. Microsoft palvelujen ‑tietosuojaselosteet löytyvät kattavasti verkkosivuilta https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement/

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Itä-Suomen Liikuntaopiston toiminnassa rekisteröidyltä itseltään puhelinkeskustelusta, sähköpostista sekä muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan. Matkustaja voi varata majoituksen myös Booking.com -varaussivuston kautta. Suomen Hostellijärjestön verkkosivuilta voi lähettää yhteydenottopyynnön ISLO Hostelille.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle avainkorttijärjestelmässä ja tällöin osapuolet ovat sitoutuneet EU komission hyväksymien vakiolausekkeiden (SCC) noudattamiseen sopimusjärjestelyssä.

Matkustajatietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Matkustajatietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lakiin majoitus- ja ravitsemustoiminnasta (308/2006, 8 §-9 §) perustuen viranomaisille, kuten poliisille, rajavartiolaitokselle, tullilaitokselle, pelastusviranomaiselle, terveydensuojeluviranomaiselle ja puolustusvoimille.

7. Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavien sähköisten tietojärjestelmien avulla:

– ASIO -tilavaraus

– Vingcard -lukitusjärjestelmä

– M365 pilvipalvelut

– Booking.com -sovellus

– Webropol -järjestelmä

– Netvisor -taloushallintojärjestelmä

Manuaalinen aineisto

– Matkustajailmoitukset

8. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista, tietojen poistaminen tehdään kuitenkin viimeistään kahden vuoden jälkeen. Matkustajailmoitukset säilytetään yksi vuosi matkustajan saapumispäivämäärästä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Itä-Suomen Liikuntaopiston SportEdu – Tulevaisuuden osaamista liikunta-alalle-hankkeessa.

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Päivitetty viimeksi 13.8.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy

Y-tunnus: 0167924-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Toimisto: 050 408 4792

toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Pasi Majoinen

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

040 824 5449

pasi.majoinen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsitellään ja kerätään:

• rahoittajan hankkeeseen liittyvän seurantavelvoitteen sekä indikaattoritietojen vuoksi.
• SportEdu -hankkeeseen osallistuvien viestintää varten.
• SportEdu -hankkeen tulevaisuustyöpajojen, koulutuksien ja tapahtumien ilmoittautumisessa, suunnittelussa ja toteutuksessa sekä sähköisen kyselyn toteuttamisessa.

Hankkeen toimenpiteisiin osallistuvilta henkilöiltä henkilötietoa sisältävää aineistoa kerätään kyselyillä ja haastatteluilla, sekä työpajatyöskentelyssä toteutettavilla digitaalisilla sovelluksilla. Aineistoa kerätään ja käsitellään hankkeen elinkaaren ajan.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten ja kerättäviä henkilötietoja käytetään palveluidemme käyttäjien asiakassuhteiden ylläpitoon ja hoitamiseen sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen. Lisäksi käsittelyn oikeusperusteena on sopimus SportEdu -hankkeeseen osallistuvan yritykseltä sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Henkilötietoja käsitellään mm. lain alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta (757/2021) nojalla.

4. Rekisterin tietosisältö

Euroopan sosiaalirahaston hankkeeseen ja oikeudenmukaisen siirtymän rahaston hankkeeseen osallistuvan rekisteröitävän henkilötiedot tallennetaan lain alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta (757/2021) 50 §:n Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan ohjelman tietojärjestelmään: henkilötunnus, ikä, sukupuoli, nimet, yhteystiedot, tieto turvakiellosta, koulutustasosta korkein suoritettu tutkinto, hankkeessa suoritettu tutkinto tai muu ammattipätevyys,  tieto siitä, onko henkilö työtön, pitkäaikaistyötön vai työssä, työllistyykö hän yrittäjänä tai ammatinharjoittajana, onko hän koulutuksessa, onko hän ryhtynyt työnhakuun vai onko hän työelämän ulkopuolella sekä päivämäärät, joina henkilö on aloittanut ja lopettanut hankkeessa. Edellä mainittujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Työ- ja elinkeinoministeriö ja tietojen käsittelijänä Itä-Suomen Liikuntaopisto.

SportEdu -hankkeeseen osallistuvilta yrityksiltä kerätään sopimusta varten yrityksen yhteyshenkilön yhteystiedot ja hankkeeseen osallistuvien henkilöiden tiedot: sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja organisaatio.

Hankkeen koulutuksiin, työpajoihin tai muihin hanketoimenpiteisiin osallistuvilta henkilöiltä kerätään tarpeen mukaan: sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja organisaatio.

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot SportEdu-hankkeeseen osallistuvasta henkilökunnasta:

sukunimi, etunimet, työsähköposti ja työpuhelinnumero.

Itä-Suomen Liikuntaopiston kysely- ja raportointisovelluksessa Webropolissa toteutetaan hankkeeseen liittyviä ilmoittautumisia ja kyselyjä. Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n Webropol-järjestelmän rekisteri- ja tietosuojaseloste löytyy verkkosivuilta https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/  

Microsoft M365 pilvipalveluja käytetään hankkeen viestinnässä, online-työpajojen toteutuksessa. Microsoft palvelujen -tietosuojaselosteet löytyvät kattavasti täältä https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement/

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Itä-Suomen Liikuntaopiston SportEdu -hankkeen toiminnassa rekisteröidyltä itseltään puhelinkeskustelusta, ilmoittautumislomakkeelta, sähköpostista ja keskustelemalla sekä muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Saatuja henkilö- ja yhteystietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille osapuolille. Itä-Suomen Liikuntaopisto voi rekisterinpitäjänä siirtää henkilötietoja sellaisiin omiin rekistereihinsä, jotka liittyvät läheisesti tämän rekisterin käyttötarkoituksiin esim.

– M365-tietokantaan

– maksuliikennejärjestelmään

7. Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät

A. Sähköiset tietojärjestelmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla:

– M365 pilvipalvelut

– Webropol -ohjelmisto

B. Manuaalinen aineisto

Henkilötietoja käsitellään:

– tarvittaessa hankkeen tietolomakkeilla

8. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana tai vahva tunnistautuminen.

Manuaalinen aineisto säilytetään teknisesti valvotussa ja lukitussa tilassa.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen.

Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä EURA 2021 -tietojärjestelmässä henkilötietoja säilytetään laissa määrätyn säilytysajan mukaisesti (Laki alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta (757/2021)).

Itä-Suomen Liikuntaopisto on velvollinen säilyttämään hankkeeseen liittyvän aineiston rahoittajan ohjeistuksen mukaan vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jolloin hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu.

Itä-Suomen Liikuntaopisto säilyttää rekisterinpitäjänä tilaisuuksien ilmoittautumistietoja ja/tai tilaisuuksiin liittyviä muita henkilötietoja vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n opiskelijahakemusten ja opiskelijatietojen käsittelyn rekisteri- ja tietosuojaseloste 

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koulutusten hakulomakkeissa ja opiskelijatietojen hallinnoinnissa. 

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista. 

Päivitetty viimeksi 4.7.2024. 

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava  

Rekisterinpitäjä:  

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy  

Y-tunnus: 0167924-6  

Länsikatu 15, 80110 Joensuu  

Toimisto: 050 408 4792  

toimisto@islo.fi  

Tietosuojavastaava:  

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi  

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö  

Petri Pennanen 

Länsikatu 15, 80110 Joensuu  

050 452 2659 

petri.pennanen@islo.fi  

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.  

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän opiskelijavalintatoimintojen suorittaminen sekä yhteydenpito rekisteröidyn kanssa. Opiskeluun liittyvien suunnitelmien, toteutuksien (HOKS) sekä suoritus‑, arviointi- ja seurantatietojen ylläpito sekä tutkintotietojen hallinta. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on myös opettaja- ja työpaikkaohjaajatietojen hallinta (nimet ja yhteystiedot) sekä tilastointi- ja raportointitietojen käsittely. 

Tietojen käsittelyn oikeusperuste 

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus, rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja/tai lakisääteinen velvoite. 

• Henkilötietoja käsitellään ammatillisen koulutuksen henkilötietojen käsittelyä ohjaavien lakien ja asetusten mukaisesti mm. lain ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017, valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017 sekä em. lakien nojalla annetuissa säädöksissä ja määräyksissä. 

4. Rekisterin tietosisältö  

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot opiskelijoista: 

– Sukunimi, etunimet, henkilötunnus, sukupuoli, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, kansalaisuus ja työllisyystilanne 

Koulutuksen tarvitsemia tietoja hakulomakkeesta esim. 

– Peruskoulun jälkeinen koulutus, pohjakoulutus ja todistuksen saantivuosi, peruskoulun tai lukion päättötodistuksen keskiarvo, peruskoulun tai lukion päättötodistuksen liikunnan arvosana, ylin suoritettu tutkinto ja tutkinnon suoritusvuosi, liikunta-alan koulutus, valmentajakoulutus, muut opinnot ja kurssit: koulutus/kesto/suoritusvuosi 

– Työtehtävät, työkokemus: työnantaja/työtehtävä/työn kesto, terveydentilaa koskevat tiedot (SORA-lainsäädäntö), tietotekniikan käyttökokemus, kielitaito 

– Koulutukseen hakeutumisen motiivit, ohjaus- ja valmennustoiminta, urheilulaji ja valmennustehtävät, henkilökohtaisten valmennettavien määrät ja tasot 

Tallennetaan myös: 

– Opiskelijan huoltajien ja/tai lähiomaisten nimet ja yhteystiedot 

– Opiskelijan opinto-oikeustiedot 

– Opiskelijan suoritustiedot 

– Opintojen henkilökohtaistamiseen liittyvät tiedot 

– Työpaikalla tapahtuvan oppimisen ja näyttöjen suoritustiedot 

– Lain vaatimien selvitysten tarkastamispäivämäärät (esim. SORA -tiedot: rikostaustaotteen esittämisestä niitä vaativiin koulutuksiin osallistujilta) 

– Opiskelijan kuva opiskelijakorttia varten 

– Mahdollinen ruokavalio 

Rekisteriin tallennetaan mm. seuraavat tiedot opettajista ja kouluttajista: 

– Sukunimi, etunimet, henkilötunnus, työsähköposti, puhelinnumero 

Koulu- ja oppisopimustyöpaikan yhteyshenkilöiden tiedot: 

– Sukunimi, etunimet, puhelinnumero, sähköposti, yrityksen tiedot 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Itä-Suomen Liikuntaopiston toiminnassa rekisteröidyltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan hakulomakkeesta sekä muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan. Opetushallituksen KOSKI-järjestelmästä saadaan opiskelijalle oppijanumero ja opiskeluoikeuden tunnus. Opiskelijaksi valitulle muodostetaan Itä-Suomen Liikuntaopiston tietohallinnossa AD-tunnus. 

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Saatuja henkilö- ja yhteystietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille osapuolille, paitsi lakisääteiset ja suostumukseen perustuvat tiedot: 

– Opetushallituksen KOSKI-tietovarantoon 

• opiskeluajat, mahdolliset opiskelun keskeytykset, hyväksyttyjen tutkinnon tai koulutuksen sekä niiden osien tiedot, opiskelijapalautekyselyt ym. 

– Opetushallituksen eHOKS Opintopolku- ja Valpas-palveluun 

– Valviralle 

– Kansalliseen tulorekisteriin KATRE 

– Opiskelijaterveydenhuoltoon Pohjois-Karjalan hyvinvointialue Siun sotelle

– Koulutusrahastolle 

– Työvoimaviranomaiselle

– Kansaneläkelaitokselle KELA 

– Tilastokeskukselle 

– Tapaturmien sattuessa vakuutusyhtiölle 

Opiskeluoikeuksien käsittelemiseksi ja koulutuksen tai oppisopimuskoulutuksen järjestämiseksi tiedot koulutuksen järjestäjälle tai työnantajalle. 

Opiskelijan henkilökohtaisiin tulosteisiin mm. todistukset ja opintorekisteriotteet. 

Opiskelijan suostumuksella verkko- ja muihin julkaisuihin, esim. valmistumistiedon julkaisu. 

Opiskelijan suostumuksella käyttöön otettava digitaalinen opiskelijakortti Slice. Suostumuksella siirretään Slice -sovellukseen opiskelijan nimi, valokuva, syntymäaika, sähköpostiosoite, oppilaitos, opiskelujen kesto ja päätoimisuus, opiskelijanumero sekä mahdollinen koulutusala. Slice-sovelluksen rekisterinpitäjä on FeedCowboy Oy. Slice -sovelluksen tietosuojaseloste löytyy verkkosivuilta https://slice.fi/fi/about-us/tietosuoja   

Itä-Suomen Liikuntaopiston kysely- ja raportointisovelluksessa Webropolissa toteutetaan opiskeluun liittyviä ilmoittautumisia ja kyselyjä. Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n Webropol-järjestelmän rekisteri- ja tietosuojaseloste löytyy verkkosivuilta https://www.islo.fi/fi/tietosuojaselosteet/   

Koulutuspalvelujen laskutusta varten tiedot siirretään taloushallintajärjestelmään. Taloushallintajärjestelmä Netvisorin tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti verkkosivuilla: https://netvisor.fi/media/netvisor-palvelun_teknologia_ja_tietoturvaseloste.pdf  

7. Rekisterin sisältämät tietojärjestelmät 

Opiskelijahakemusten ja opiskelijatietojen käsittelyn rekisteri koostuu opiskelijahallinta-, oppimishallinta- ja tiedonhallintajärjestelmistä. 

8. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) 

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia. 

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet  

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana sekä joissakin järjestelmissä on käytössä monivaiheinen tunnistautuminen. 

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Henkilötietoja käsitellään manuaalisena aineistona koulutuksen tutkintotodistuksilla ja tarvittaessa arviointimateriaaleissa ja opiskeluun liittyvillä tietolomakkeilla. 

10. Henkilötietojen säilytysaika  

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Rekisteriin sisältyvien tietojen säilytysajat määräytyvät lainsäädännön vaatimusten ja Itä-Suomen Liikuntaopiston erillisen tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. 

11. Rekisteröidyn oikeudet  

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:   

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot  

• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista  

• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä  

• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle  

• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen  

• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä  

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.  

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy:n taloushallinnon rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Itä-Suomen Liikuntaopiston taloushallintajärjestelmässä.

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Päivitetty viimeksi 1.8.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy

Y-tunnus: 0167924-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Toimisto: 050 408 4792

toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:

Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Pennanen

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

050 452 2659

petri.pennanen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän taloushallinnon toimintojen suorittaminen.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus, rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja/tai lakisääteinen velvoite. Henkilötietoja käsitellään mm. työlainsäädännön, kirjanpitolain (1336/1997), lain saatavien perinnästä (513/1999) sekä lakien nojalla annetuissa säädöksissä ja määräyksissä.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan mm. seuraavat tiedot laskutettavista:

– Sukunimi, etunimet, henkilötunnus, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, huoltajien ja/tai lähiomaisten nimet ja yhteystiedot, yrityksen yhteyshenkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero.

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot henkilökunnasta:

– Sukunimi, etunimet, henkilötunnus, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, äidinkieli, tilinumero

• Taloushallintojärjestelmä Visma Netvisorin tietosuojakäytänteet on kuvattu kattavasti täällä: https://netvisor.fi/media/netvisor-palvelun_teknologia_ja_tietoturvaseloste.pdf

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Itä-Suomen Liikuntaopiston toiminnassa rekisteröidyltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan puhelinkeskustelusta, sähköpostista ja keskustelemalla sekä muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan. Työntekijän suostumuksella voidaan pyytää henkilön verokorttitiedot suoraan verottajalta.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Saatuja henkilö- ja yhteystietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille osapuolille, paitsi lakisääteiset tiedot:

• Tulorekisteriin
• Verohallintoon
• Eläkevakuutusyhtiölle
• Ammattiyhdistyksille
• Ulosottoviranomainen
• Perintäpalvelu Visma Amiliin.

Laskujen mennessä perintään, siirretään tiedot perintäpalvelu Visma Amiliin. Perintäpalvelussa rekisterinpitäjänä toimii Visma Amili ja he määrittelevät velallisasiakkaan henkilötietojen käsittelytavat ja käyttötarkoitukset. Visma Amilin tietosuojakäytänteet ovat kuvattuna seuraavalla verkkosivulla: https://amili.fi/tietosuojaseloste

7. Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät

A. Sähköiset tietojärjestelmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla:

– Netvisor -taloushallintojärjestelmä

– M365 pilvipalvelut

B. Manuaalinen aineisto

Henkilötietoja käsitellään:

– erilaisissa paperiaineistoissa

8. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana tai vahva tunnistautuminen.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista tai sen säilytysajan mukaan laissa on asetettu.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.